Sin duda el mejor momento cuando ya tienes tu empresa es conseguir tu primer cliente y emitir la primera factura.

Pero hasta que llegue ese momento van a pasar muchas cosas por el camino y hay que ser metódico en cada paso que demos y contar con los recursos técnicos básicos.

Tanto si eres autónomo/a como empresario/a la factura es otro elemento que va a transmitir la imagen de tu marca personal o empresa.

Desde luego olvídate de la típica factura que haces desde un simple documento en Word, !prohibido! Tenemos varias soluciones de facturación gratuitas en la nube o algunas a un coste muy ajustado como SAGE One.

El ciclo de vida de una factura

Como eres profesional y te mueves, te das a conocer y haces networking, de pronto un día un cliente potencial te va a dar la oportunidad de reunirte o que le cuentes como puedes ayudarle.

Después de la primera reunión o toma de contacto la recogida de información el análisis de sus necesidades de tu cliente potencial será clave para enviarle una propuesta o presupuesto correcto.

Desde SAGE One por ejemplo podrás dar de alta este nuevo prospecto y enviarle ese primer presupuesto directamente desde la aplicación o una factura pro forma si así te lo pide.

No te conformes con la plantilla que viene por defecto, personalízala con tu logo, tu CIF/NIF, datos de contacto, datos fiscales y datos de registro mercantil al pie de la página.

Presupuesto lo más detallado posible para que tu cliente no tenga ninguna duda, desglosa cada aspecto del producto o servicio, qué incluye. Usa un lenguaje sencillo, comprensible y los importes que le vas a facturar.

Para que no pierdas una sola oportunidad de negocio, da de alta cada prospecto que consigas en tu CRM o en tu base de clientes, así si éste se convierte en cliente será mucho más fácil, además podrás tener una previsión de ventas.

En cuanto un cliente me da un ok al presupuesto no tardo ni un minuto en pedirle todos los datos completos de facturación y la persona de contacto a quien enviar la factura para que esta no se pierda por el camino o sea devuelta por datos incompletos. Este es un error bastante habitual.

Entérate bien cual es el plazo habitual de pago de tu cliente, a la recepción de factura (lo cual será una gran suerte), a 30, 60 o más días. Esto te permitirá incluirlo en los datos del cliente y de su factura que te avisará de los días que quedan para su vencimiento. Sabrás que liquidez tienes en cada momento. SAGE One o cualquier otra solución te hará el sumatorio de los importes cobrados y pendientes de cobro, aplicar el IVA correcto y otros gastos.

Aunque sea muy incómodo no te cortes en reclamar que te paguen si pasan más de 7 días de la fecha prevista de cobro, es tu dinero y tú has cumplido con tu trabajo. Antes reenvía la factura por email e incluso a dos personas distintas de tu empresa cliente. que no haya excusa que no la han recibido.

Tan pronto recibas el pago en tu banco cambia el estado de la factura en tu sistema para tener la foto actualizada del estado de tu tesorería. También podrás rehacer la factura, hacer un abono, cancelarla de forma muy sencilla.

Revisa habitualmente tu panel de control para saber el estado de cobros y pagos, no dejes ningún dato fuera, te interesa tener la foto real de tu balance. No confíes en un simple Excel para llevar el día a día de tu empresa, necesitas saber en todo momento la situación de tu empresa y con la herramienta adecuada podrás ver la evolución y hacer previsiones financieras.

No sólo vas a dar una imagen profesional a tus clientes, además tendrás una herramienta muy fácil de usar, en la nube en la que utilizar facturas anteriores que reeditarás y podrás enviar de nuevo, guardar plantillas de presupuestos y ofertas para dar una respuesta más rápida a tu cliente.

Otra ventaja añadida es la experiencia previa de SAGE con Conta Plus, Factura Plus y Nomina Plus por lo que si creces o tienes una gestoría que lleve tu contabilidad te será muy fácil exportar y compatir los datos.

A facturar se ha dicho.